¿Los empleados deberían usar el autos para negocios con fines personales?
Muchas empresas permiten a sus empleados que utilicen los autos para negocios con fines de uso personal, es decir, no exclusivamente con motivo de viajes o turismo de negocios, en donde incluso la familia del colaborador puede hacer uso del activo.
Aunque esta práctica parece completamente inofensiva, permitir que los autos para negocios se usen para otros fines podría estar comprometiendo a tu negocio y a la imagen del mismo, exponiéndolos a una cantidad significativa de riesgos legales que tal vez no consideras hoy en día.
¿Te imaginas que por permitir esto ocurran ciertas acciones, como el que tu colaborador fuera del horario laboral beba y conduzca, causando un accidente? Nada de malo tendría que lo usara fuera de un viaje de negocios, pero no podrás controlar que siempre lo haga en las mejores condiciones.
¿Qué debes considerar antes de abrir esta política con todos tus empleados?
Antes de tomar cualquier decisión, sería bueno que te apoyaras en los expertos a quienes les estás rentando los autos para negocios. Ellos tienen mucha experiencia y sabrán qué recomendarte de acuerdo a tus necesidades.
También deberás preguntarte si tu empleado tiene su propia póliza de seguro de automóvil.
El seguro de automóvil personal cubre mejor los riesgos que enfrentan las personas al usar un vehículo para su propio uso, a diferencia de una póliza de seguro de automóvil comercial, que está mejor diseñada para lidiar con accidentes relacionados con viajes empresariales.
¿Tu colaborador tiene otros vehículos con seguro de automóvil personal o depende estrictamente de la póliza de seguro de automóvil comercial que le estás brindando tú? ¿Tiene una póliza de uso personal del vehículo de la empresa con un contrato vigente?
Lo más recomendable es que formules un contrato con cada uno de los empleados que usen autos para tu negocio y a los que les estés permitiendo utilizar las unidades para fines de uso personal. En este contrato, deberás incluir informes de accidentes, calificaciones del conductor, uso autorizado del vehículo, etc. De esta forma se protegen ambos y las reglas del juego quedan bien establecidas desde el principio de esta prestación.
Como conclusión…
Solo tú conoces a tus colaboradores y a quienes tienen asignado un vehículo para viajes de negocios; conoces la política de flotillas que más les convienen a ambas partes, por lo que nadie más que tú sabrá establecer los lineamientos y responsabilidades que implican que usen el automóvil, por ejemplo, los fines de semana para salir con su familia.
Sin duda, el uso de un auto para negocios, ya sea para ti o para tus empleados, representa un riesgo significativo. La buena noticia es que hay muchas formas en que los empleados pueden tener acceso a los automóviles y, al mismo tiempo, eliminar los riesgos y costos de usar un automóvil de la empresa para atender asuntos personales.
Antes de liberar una política permisiva que apunte a este beneficio, asegúrate de que todos entiendan la responsabilidad en caso de un accidente automovilístico, las implicaciones fiscales y el posible daño a la reputación de tu marca.
Si necesitas asesoría de un experto en la renta de autos para negocios, acércate a un asesor de Alamo que podrá guiarte en el mejor proceder con tus colaboradores y unidades.
