¿Cómo organizar un viaje de negocios? 10 pasos fundamentales para lograrlo

Saber cómo organizar un viaje de negocios requiere organización y énfasis en los detalles. Son estos últimos los que harán la diferencia entre una jornada exitosa o, sortear dificultades durante el viaje.

¿Por qué son tan importantes los viajes ejecutivos?

A pesar de la existencia de medios de comunicación digitales que han reducido la necesidad de recurrir al viaje de negocios, esta actividad sigue teniendo una amplio grado de importancia y es necesaria porque:

  • Existe la posibilidad de ampliar el número de contactos y clientes potenciales con una visita.
  • El trato a cerrar es de carácter muy formal y no se puede prescindir de la presencia de quienes lo llevan a cabo.
  • Se requiere identificar tendencias en otros mercados que están asociadas con situaciones geográficas o culturales distintas de las que se tienen registro.

El papel de la puntualidad y la presentación en cualquier viaje de negocios 

Estos dos aspectos son de gran importancia en los viajes ejecutivos. En un mundo que tiende a simplificarse gracias a los avances tecnológicos, la puntualidad no deja de ser un factor fundamental para el cierre adecuado de cualquier negocio.

Por su parte, la presentación es otro elemento clave en el cierre de un negocio. Ir adecuadamente vestido para la ocasión ayuda a dar una buena imagen y suele aumentar el nivel de confianza en la profesionalidad de un grupo o empresa. 

Sabiendo todo esto, queda por discutir qué detalles deben conocerse al efectuar turismo de negocios en México.

10 pasos que garantizan el éxito en todo viaje de negocios

Ignorando el hecho de que siempre habrá situaciones que puedan salirse del control de la persona que organiza o participa en un viaje de negocios, es posible salir victorioso siguiendo estos pasos:

Definir la fecha del viaje. Esto depende de muchos factores. Sin embargo, es indispensable tener clara la fecha en la que se pretende viajar. Esto incluye saber durante cuántos días se estará fuera y el horario en el cual se sostendrán las reuniones de negocios.

Delimitar el medio de transporte a usar. Este aspecto debe ajustarse a las necesidades de la empresa. Esto tiene que hacerse prestando atención al presupuesto de la empresa pero sin descuidar el bienestar del viajero de negocios.

Cubrir las necesidades de hospedaje. Este paso consiste en reservar habitaciones de hotel para el hospedaje del personal. Es importante también que las fechas reservadas en el hotel concuerden con las fechas del evento de negocios. Finalmente, el hotel que se vaya a escoger debe estar cercano a centros de convenciones o exposiciones. Además, el hotel de negocios debe contar con una buena conexión a internet y los servicios básicos.

El rol de los alimentos. Esto puede cubrirse de varias formas. En algunos casos, es más cómodo asegurar este rubro mediante el hotel, pues algunos incluyen alimentos en sus servicios brindando comodidad durante los viajes corporativos. 

Definir los traslados. Conviene también que se definan los medios de transporte a utilizar en el destino del viaje. Lo más cómodo es contratar un servicio de transporte ejecutivo, pues proporciona mayor libertad y comodidad a los viajeros.

Verificar si hay seguros de viajero. En caso de que la empresa no cuente con seguros de este tipo, existen agencias de viaje y compañías aseguradoras que proporcionan seguros de viajeros a precios muy accesibles. En cualquier caso, es mejor contar con este elemento de protección para el viajero.

Elaborar un itinerario de viaje. La finalidad de este paso es simplificar la jornada al personal ejecutivo durante el turismo de reuniones. En este documento, deberá ir especificado qué debe hacerse y sugerencias de cómo esto ha de hacerse. Para comodidad de los viajeros, se pueden incluir teléfonos o direcciones de sitios de interés, restaurantes u hospitales o sitios de emergencias.

Usar dispositivos electrónicos. En algunos casos es muy conveniente mantener una comunicación estrecha con los ejecutivos que viajan. Para ello, la empresa puede proveerles dispositivos de telefonía celular, tabletas o laptops que serán usados durante el viaje para su localización y ubicación.

Recaudar la información de contacto de cada viajero. Como complemento al paso anterior, conviene también tener los datos de contacto de cada viajero para cualquier eventualidad que pueda suceder durante el viaje de negocios.

Crear listas de comprobación. También conocidas como checklists, son un documento en donde vienen instrucciones detalladas de qué hacer durante el viaje. En algunas ocasiones se anexa un listado de documentos que el viajero debe portar durante el viaje. Así mismo, se pueden incluir recomendaciones para considerar al retorno de dicho viaje.

No son muchos los detalles en torno a cómo organizar un viaje de negocios, sin embargo, el llevarlos a cabo en tiempo y en forma para facilitar la labor de los ejecutivos es de gran importancia para que el viaje sea redituable.

Existen durante un viaje de negocios algunos rubros fuera de las necesidades ya cubiertas por la empresa. Seguros de viaje y renta de autos son algunos de los servicios que pueden ser solucionados con ayuda de terceros.

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En Alamo somos expertos en renta de autos, damos soporte desde el inicio hasta el final de la renta del vehículo asegurándonos de que tu viaje de negocios sea el mejor.

Viaje de negocios una experiencia placentera

Viajes ejecutivos: obtén una nueva experiencia

Cuando realizamos viajes ejecutivos es común que aparezcan el cansancio y el estrés, pero hay que recordar que en estas ocasiones se presenta la oportunidad de salir de la rutina y pasar un rato agradable.

En este artículo vamos a examinar algunas recomendaciones para disfrutar en estos viajes.

¿Cómo sacar provecho a los viajes ejecutivos?

Si viajamos acompañados o en solitario, estas opciones son ideales para quitarnos el estrés derivado de una reunión de negocios en otra ciudad o estado.

Visita a atractivos turísticos

Si viajas por el interior de la República Mexicana, existen diversas alternativas para distraerse.

Es recomendable que al buscar un sitio de distracción, este se encuentre cerca del punto donde efectuamos la junta que fue el motivo del viaje.

A continuación, presentamos algunas opciones interesantes:

Las playas de Acapulco, Guerrero. En esta ciudad se encuentran las oficinas de diversas dependencias de gobierno: tribunales y departamentos administrativos.

También suelen celebrarse diversas convenciones empresariales en dicho lugar. La playa es un excelente sitio para recuperar energías y refrescarnos con el agua de mar.

Playa del Carmen. Para quienes aman el Caribe mexicano, este es un lugar encantador por sus aguas de colores cristalinos. También es posible visitar lugares arqueológicos cerca de este sitio.

Bosque de Chapultepec. En la Ciudad de México se encuentra este hermoso bosque de 678 hectáreas. Allí podremos visitar una laguna en la que hay lanchas para un recorrido. También hay un zoológico en el que conviven diversas especies animales e insectos. Y una visita al Castillo de Chapultepec ofrece la oportunidad de disfrutar de un paisaje sensacional.

Taxco de Alarcón. Ciudad ubicada al norte del estado de Guerrero. Es un lugar que se destaca por sus casas blancas y grandes construcciones de piedra. También se encuentra en esta ciudad el Templo de Santa Prisca. Al visitar este lugar es posible contemplar las maravillas que realizan los orfebres locales con la plata.

La Guelaguetza de Oaxaca. Si efectuamos el viaje a Oaxaca durante el mes de julio, existe la oportunidad de asistir a la Guelaguetza. Es una festividad cultural muy arraigada en Oaxaca. En ella se exhiben maravillosos atuendos combinados con baile y música regional.

El Malecón de Mazatlán. En el estado de Sinaloa se encuentra uno de los malecones más importantes del mundo: el Malecón de Mazatlán. Mide aproximadamente 21 kilómetros y cuenta con un elegante faro sobre uno de sus cerros. Grutas de García. Si vamos de visita a Monterrey, podremos visitar estas grutas que tienen vistas espectaculares. También tenemos la oportunidad de subirnos al teleférico y deleitar la vista desde las alturas.

Descanso placentero

Al cansancio derivado de un negocio se suma el del recorrido turístico. Al viajar no nos debe faltar la reservación en un hotel limpio y cómodo. Por ejemplo, después de visitar las Grutas de García, podemos alquilar una habitación en alguno de los Hoteles en Monterrey.

Encontrar un hotel cercano cerca de los puntos a los que viajaremos. Con ayuda de las aplicaciones de geolocalización será posible ubicar los hoteles más cercanos. Esto representará un ahorro de tiempo en traslados.

Al visitar la página del hotel o de la agencia de viajes, podemos visualizar fotografías del interior de las habitaciones. Esto ofrece una idea de los servicios que se pueden esperar para analizar si cumple con nuestras expectativas.

Deléitate con su gastronomía

Cada región cuenta con sus platillos típicos. Al visitar una playa como Acapulco o Mazatlán, podemos disfrutar de deliciosos mariscos en diversas presentaciones. Y en el norte del país es común localizar las carnes asadas con las preparaciones especiales que les distinguen.

En los hoteles donde nos hospedemos y en los restaurantes cercanos vamos a disfrutar de estos alimentos. Al llegar a uno de estos establecimientos, es una muy buena idea preguntar por la especialidad de la casa. Esto ayuda a conocer nuevas comidas y vivir nuevas experiencias con el paladar.

Cómo planificar e investigar para visitar un destino

Siempre que efectuemos un viaje de turismo y de negocios, los planes nos ayudarán a cumplir con los tiempos. También será posible pasar un buen rato dentro del presupuesto. Algunas recomendaciones finales:

Revisar las reseñas que aparecen en las páginas de agencias de turismo. Especialmente sobre sitios de interés, restaurantes y hoteles.

Instala una aplicación de geolocalización.

Contratar los servicios de Transporte empresarial. De esta manera contaremos con un vehículo adecuado para el viaje y muy cómodo. Los convenios corporativos con empresas de renta de autos facilitan el traslado y nos permiten contar con una unidad segura.

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Top 5 de hoteles en Monterrey para un viaje de negocios

Lugares turísticos en Monterrey – cinco hoteles

Monterrey es una ciudad capital de las más grandes que se puede visitar en México. Cuenta con una atmósfera propicia para realizar un viaje de negocios y desarrollar emprendimientos, ya que es uno de los lugares que impulsa la economía en el país. Además de ir a cerrar negocios, la ciudad está lista para recibir a sus visitantes con las manos abiertas y muchos lugares turísticos como el Barrio Antiguo y el Paseo de Santa Lucía.

¿Dónde hospedarse en Monterrey?

Monterrey, al ser un sitio turístico y muy dado al desarrollo de los negocios, cuenta con múltiples hoteles ubicados cerca a los principales atractivos de la ciudad, con precios económicos y algunos otros más lujosos. Elegir un buen hotel depende del presupuesto, el tiempo de estadía en la ciudad, la cercanía a los lugares que se deban visitar y, sobre todo, los servicios que se requieran durante el tiempo de permanencia.

Estos son los 5 mejores hoteles de Monterrey para un viaje de negocios.

1) JW Marriott Hotel Monterrey Valle

Este hotel de 4,5 estrellas cuenta con todo lo necesario para que se convierta en la sede de negocios y entretenimiento durante un viaje. Sea que se quiera invitar a socios para cerrar los proyectos o se vayan a realizar conferencias virtuales con ellos. Este hotel cuenta con:

  • Habitaciones para fumadores y no fumadores.
  • Servicio de limpieza diaria.
  • Restaurante bar.
  • Spa y piscina al aire libre.
  • Desayuno incluido.
  • Acceso a internet por wifi y por cable gratis en las zonas comunes.
  • Crédito para alimentos y bebidas.
  • Estacionamiento con estación de carga para autos eléctricos.
  • Cerca al Paseo de San Pedro, Planetario Alfa, Centro de exposiciones Convex.

2) Best Western Premier Monterrey Aeropuerto

Un hotel de 3 estrellas muy cerca al aeropuerto que ofrece todo lo necesario para una estancia placentera, pues cuenta con refrigerador, televisión, microondas, baño privado y servicio de limpieza diario. Al salir de la habitación están disponibles servicios que permiten ir a tomar una copa o un café con socios y empresarios e incluso lugares cercanos en los que ir a entretenerse y cerrar los negocios. El hotel cuenta con:

  • Restaurante y bar.
  • Sala fitness 24 horas.
  • Centro de negocios 24 horas.
  • Se encuentra cerca del Casino Abu Dhabi, Parque de Investigación e Innovación Tecnológica y Centro comercial Citadel.

3) Hilton Garden Inn Monterrey Obispado

Un hotel de 3,5 estrellas que cuenta con un centro de conferencias y hasta un gimnasio para cerrar negocios sin interferir demasiado en la rutina diaria. El acceso a internet está incluído dentro del costo de la habitación y permite realizar las conexiones necesarias para poner de acuerdo al equipo. Este hotel cuenta con otros servicios como:

  • Estacionamiento gratis.
  • Zonas para fumadores.
  • Restaurante y bar.
  • Servicio de limpieza diario.
  • Lavandería.
  • Plancha y tabla para planchar.
  • Secador de cabello.
  • Ubicado cerca a Galerías Monterrey, Auditorio Pabellón M y Museo del Obispado.

4) Hotel Plaza de Oro

Hotel de 3,5 estrellas ubicado en Monterrey Centro con 53 habitaciones para no fumadores entre las que elegir. Se encuentra ubicado cerca a lugares importantes de la ciudad como: Auditorio Pabellón M, Plaza México, Pinacoteca de Nuevo León para visitar solo o acompañado de los socios con los que se están llevando a cabo los negocios. El hotel ofrece servicios como:

  • Piscina cubierta.
  • Estacionamiento incluido.
  • Wifi.
  • Restaurante y bar.
  • Servicio de limpieza diario.
  • Desayuno.
  • Ascensor.
  • Televisión por cable.
  • Plancha y tabla de planchar.

5) Fiesta Inn Express Monterrey Centro

Hotel de 3 estrellas ubicado en el centro de la ciudad. Se puede realizar la reservación y cancelarla sin costo alguno, en caso de una cancelación de negocios de última hora. No hay de qué preocuparse en cuanto a los servicios de limpieza, ya que se realiza a diario en la habitación y existe una zona de lavandería. Este lugar cuenta con servicios de:

  •  Restaurante con desayuno de buffet gratis.                       
  •  Estacionamiento incluído.
  •  Sala fitness.  
  • Centro de negocios 24 horas.
  • Baño privado.
  • Ubicado cerca de la Plaza México, Auditorio Pabellón M, Alameda y Museo Metropolitano de la Ciudad de Monterrey.

¿Qué tipo de transporte empresarial se puede conseguir?

Movilizarse en una ciudad que no es la que habitamos, puede ser un problema, desconocemos las rutas exactas y la ubicación de los lugares, cosa que en un viaje de negocios, puede quitarnos tiempo valioso.

El alquiler de algún tipo de transporte empresarial en Monterrey puede aligerar las cargas y hacer del viaje algo de mucho más provecho sin incrementar demasiado los costos de transporte. También se debe tener en cuenta si se viaja solo, acompañado del grupo de trabajo o si se requiere movilizar a alguno de los socios con los que se cerrarán los negocios.Todo esto repercute en las opciones de renta de autos entre las que se puede elegir.

 

Organizar un viaje al rentar auto

¡No te compliques! Descubre cómo organizar un viaje de negocios libre de estrés y concéntrate únicamente en alcanzar el éxito.

Los viajes laborales no siempre salen como los paneas: pueden existir contratiempos que están fuera de tus manos y provocar un alto nivel de estrés que perjudicaría seriamente tu desempeño en el trabajo.

Conforme ganas experiencia en este ámbito puedes sortear la ansiedad del viaje y hacerlo como un experto, pero si eres principiante o solamente quieres saber algunos consejos extra sobre cómo organizar un viaje de negocios libre de estrés, sigue leyendo.

De vuelta a lo básico

Primero lo primero: realiza una lista de todas las cosas importantes e imprescindibles que debes empacar. Por ejemplo, el vestuario es muy importante para que estés presentable y te sientas cómodo. Empaca de acuerdo con el clima y los días que te encuentres en el destino.

En tu maleta siempre debe de ir una libreta y pluma, cargadores de celular, computadora y tableta, un kit de primeros auxilios, una memoria externa para tu computadora y tus tarjetas de presentación. Lo mejor que puedes hacer en tus viajes de negocios es sincronizar tu celular con tu computadora para tener absolutamente todo a la mano y no tener ningún imprevisto.

Imprevistos…

Por desgracia, sufrir la pérdida o retraso de tu equipaje es algo que puede pasar, lo más importante es que no entres en pánico. Primero, trata de viajar con un atuendo formal para que estés presentable ante cualquier contingencia.

Si es un vuelo muy largo, vestir traje o ropa de oficina no es la mejor opción, pero trata de escoger prendas con las que puedas presentarte en tu primera reunión del día sin verte desaliñado.

Una vez que sepas en qué estatus se encuentra tu equipaje ve de compras y opta por prendas básicas que puedas combinar fácilmente durante tu viaje. En este punto es vital que todos tus documentos y aparatos electrónicos viajen contigo en el equipaje de mano para evitar dolores de cabeza mayores.

Tiempo de ocio

También es importante que pienses que tendrás uno que otro rato de ocio, así que lleva contigo un libro o carga películas en tu computadora para entretenerte mientras esperas una junta o para relajarte en las noches.

Igualmente puedes investigar un poco sobre el destino al que te diriges y buscar lugares de interés para visitar en un día que tu carga de trabajo sea menor. Mira cuáles son los mejores lugares para disfrutar y haz un pequeño itinerario.

Te recomendamos que rentes un auto para poder desplazarte con mayor facilidad, esto te será de gran utilidad incluso en los días de trabajo cuando tengas que ir de junta en junta porque podrás moverte a tu ritmo sin depender de los servicios de un taxi.

El hospedaje

Cuando reserves tu hotel procura que tenga una buena conexión a internet, servicio de lavandería y opciones adecuadas para comer. Si no es el caso, busca restaurantes cercanos con servicio a domicilio. Esto es importante pues una de las causas de estrés entre los viajeros de negocios es la comida o la conexión a internet.

Por último, recuerda que sólo son unos cuantos días que saldrás de la rutina de la oficina y de tu vida diaria, así que trata de disfrutarlos lo más que puedas, aunque solamente sean negocios.